Klachten over koppelverkoop, laagste prijs en vierkantemeterprijzen

Dat concluderen Rob Westerlaken, namens de OSB lid van de klachtencommissie, tevens directeur van Vebego International, en Leila Zariouh, arbeidsjurist bij de RAS  die de code ondersteunt. “Lang niet alle situaties die tegen de code indruisen,  worden gemeld”, constateert Westerlaken. “De aangiftebereidheid mag wat mij  betreft omhoog. Wat mensen tegenhoudt? Het commerciële belang. In de branche  kom je elkaar al snel nog een keer tegen.” Westerlaken constateert ook dat veel  schoonmaakbedrijven pas aankloppen bij de klachtencommissie als ze een  aanbesteding hebben verloren. “Natuurlijk kan de klacht dan alsnog terecht  zijn, maar liever hebben we dat we in het begin van de aanbesteding een rol  spelen. Dan kun je het spel nog eerlijk laten verlopen. Naderhand voelt de  klacht toch als een kind dat zijn zin niet krijgt en dan begint te huilen. Dan  sta je al op achterstand.”

Inzicht in 45 klachten die codecommissie binnenkreeg

Service Management kreeg, met de belofte om de namen anoniem te houden, inzicht in de 45 ontvankelijk verklaarde klachten die er sinds 2011 bij de codecommissie zijn binnengekomen. De partijen die een officiële klacht indienen, zijn divers van achtergrond. Het merendeel van de klachten komt van schoonmaakbedrijven. Maar ook onderaannemers in specialistische schoonmaak, vakbonden, adviesbureaus, leden van de codecommissie, een enkele opdrachtgever en een enkele schoonmaker roeren zich. Uit de stukken blijkt dat vooral gemeenten de code naast zich neerleggen. Soms uit onwetendheid omdat ze geen kennis van schoonmaak hebben, maar soms ook bewust.

VNG tekent code niet

Westerlaken: “Het is jammer dat de Vereniging Nederlandse Gemeenten de code, die staat voor fatsoenlijk opdrachtgeverschap, niet wil tekenen. Dat, ondanks herhaaldelijk aandringen.” Gemeenten gaan regelmatig in de fout. Zo besteedt een gemeente in Brabant in de beginjaren van de code doodleuk aan op laagste prijs. Datzelfde doet ook een gemeente in het midden van het land, maar daar hebben ambtenaren het fatsoen na tussenkomst van de codecommissie de aanbesteding terug te trekken en aan te passen. Een gemeente in het zuiden van het land komt ook met een laagsteprijsaanbesteding voor graffiti. Reden? “Argument voor laagste prijs was dat het om een betrekkelijk klein bedrag
ging”, staat te lezen in de stukken. Lage prijs of niet, het is reden voor de commissie om de gemeente op de vingers te tikken. Ook een gemeente in het westen van Nederland gaat bij zijn aanbesteding van graffitiverwijdering over de schreef. Weer is de laagste prijs het criterium. “Hierover is diverse keren met de gemeente gesproken. Helaas leiden de gesprekken niet tot aanpassing van het gunningscriterium of het bestek.”

Gele kaart

Reden de gele kaart te trekken. Een gemeente dicht bij Zeeland maakt het in amenwerking met een inkoopbureau wel erg bont. Spelregels rondom contractwisselingsdata, indexering, wachtkamerconstructies en de lengte van de overeenkomsten, worden met voeten getreden. Een bekering zit er niet in, ook niet na aanspreken door de commissie. Ook hier volgt een gele kaart. Hetzelfde inkoopbureau wordt later bij een andere aanbesteding benaderd door de codecommissie. In een aanbesteding zijn de cao-verhogingen niet meegenomen.

Politieke component

Opvallend veel gemeenten passeren de revue in de stukken van de klachtencommissie.
Westerlaken: “Vaak zit er een politieke component achter, waardoor ze zich niet willen laten vastleggen op de elementen van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag.” Heeft de benarde situatie van sociale werkbedrijven van gemeenten daar iets mee te maken? Schoonmakers daarvan moeten immers elders worden ondergebracht…

“Dat kan, maar wij zijn niet tegen het goed onderbrengen van de SW’ers. Integendeel. We zeggen wel: heb oog voor het verdringen van bestaande schoonmakers. Je kunt een overgang van personeel ook heel geleidelijk laten verlopen. Ik zie dus geen reden waarom gemeenten niet zouden kunnen tekenen. En er is een aantal prominente gemeenten dat wel heeft getekend. Onder hen Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Leeuwarden en Groningen”

Door de commissie aangesproken opdrachtgevers reageren vaak als door een wesp gestoken. “Als ze een intermediair in de hand hebben genomen, verschuilen ze zich nog wel eens achter de intermediair. Die op zijn beurt weer naar de opdrachtgever wijst. We vinden dat een opdrachtgever verantwoordelijk is voor goed opdrachtgeverschap. Die verantwoording houdt niet op als je een intermediair inschakelt. Alhoewel je van een intermediair in een dergelijke situatie ook meer kennis van schoonmaak en de code mag verwachten.”

Klachtencommissie

Een vakbond trekt samen met een schoonmaakbedrijf op om een openbaarvervoerbedrijf aan te spreken. Er rijden volgens de opdrachtgever minder voertuigen en dat betekent
volgens hem minder schoonmaak. De vakbond en het schoonmaakbedrijf constateren dat niet. Ook opvallend: een opdrachtgever die zich wendt tot de klachtencommissie. Een landelijk opererend schoonmaakbedrijf zou aanzienlijk lager hebben ingeschreven dan de andere drie bedrijven. De vraag is of dit zomaar kan en conform de code is. De codecommissie raadt aan om na te gaan of de geoffreerde prijs realistisch is. “De inschrijvende partij wordt erop geattendeerd dat een offerte met een lage prijs niet mag leiden tot verhoging van de werkdruk bij de schoonmakers. Als de offerte wordt gehonoreerd.”

Aan de kant van de intermediair gaat het mis bij kwaliteitsmetingen. Volgens een schoonmaakbedrijf worden objecten afgekeurd op basis van activiteiten die niet in het werkprogramma staan. De intermediair zou een financieel belang hebben bij het afkeuren van de werkzaamheden. De commissie reageert: “Een aandachtspunt is het dubbel verdienen door het adviesbureau aan een controle. Hierbij is het niet transparant dat de boete aan het adviesbureau wordt betaald in plaats van aan de opdrachtgever.”

Koppelverkoop

Eenzelfde soort constructie komen we later weer tegen. Een adviesbureau legt in dat geval opdrachtnemers onkosten op bij aanbestedingstrajecten, voor contractbeheer en voor kwaliteitscontroles. Koppelverkoop door intermediairs komt vaker voor. Zo zet een adviesbureau een aanbesteding in de markt waarbij de opdrachtnemer moet betalen voor de kwaliteitsinspecties.

Even verderop: een onderwijsinstelling en een intermediair leggen samen de gemiddelde inschrijfprijs van de schoonmaakdiensten vast op 11 euro per vierkante meter en de maximale gemiddelde inschrijfprijs op 13 euro per vierkante meter. De commissie is van mening dat bij gelijkblijvende kwaliteit de werkdruk niet mag stijgen. “De commissie heeft aangegeven de signalen in de gaten te houden”, staat te lezen. Ook in de stukken: een
schoonmaakbedrijf vindt dat een ander schoonmaakbedrijf dat de opdracht kreeg, onrealistisch laag heeft ingeschreven. Westerlaken: “Op zich kunnen wij geen uitspraken doen over de prijs. We willen alleen ingrijpen als een afgesproken prijs leidt tot een ongezonde werkdruk voor schoonmakers.” De opdrachtgever stelt dat de afgegeven uurtarieven door het verwervende schoonmaakbedrijf scherp zijn, maar niet onrealistisch. De codecommissie kan niet anders dan het dossier sluiten. Met de mededeling: “We volgen de uitvoering van de aanbesteding met belangstelling.

Zorgen over integrale contracten

Van zeer recente aard zijn de zorgen over integrale contracten, zegt Westerlaken. “Waarbij soms de kwaliteitsinvulling van de schoonmaak al niet eens meer is benoemd. Het is slechts één van de takken van sport onder zo’n groot, integraal contract.” In een recent geval valt volgens de codecommissie op te maken dat de gehele procedure in de markt is gezet om kosten te besparen. Reden voor de voorzitter van de codecommissie om met de partijen in gesprek te gaan. “Niet altijd volgt een bekering, maar in veel gevallen wel”, stelt Westerlaken. “We moeten het in eerste instantie hebben van stille diplomatie. Pakt een partij dan willens en wetens de regels van de code niet ter hand, dan hebben we met de gele kaart een stok achter de deur.” Is de gele kaart niet een te zacht middel? “Nee”, reageert Zariouh. “Partijen trekken zich zo’n gele kaart of de dreiging ervan daadwerkelijk aan. Het is geen kleinigheid.”

Westerlaken uit aansluitend zijn bezorgdheid over een nieuwe trend. “Aanbesteders nemen daarbij een boeteclausule op of sluiten een aannemer uit als deze naar buiten treedt over zaken in het aanbestedingsdocument.” Zariouh: “Dat is een eenzijdig opgelegde maatregel die juridisch gezien geen stand houdt.” Westerlaken: “Maar het is ook een kwalijke ontwikkeling, waarmee je de werking van de code ondermijnt.”

Onafhankelijkheid

Als laatste: Westerlaken werkt bij Vebego. Hoe gaat hij daarmee om bij het beoordelen van
cases? “Heel simpel. Als er een schoonmaakbedrijf in beeld is, trek ik mij terug. Datzelfde principe geldt voor een adviesbureau in onze commissie als er een adviesbureau in het beklaagdenbankje zit. En voor de opdrachtgever als er een opdrachtgever in het spel is. Die onafhankelijkheid bewaken we als een leeuw.”

Dit artikel is verschenen in Service Management nummer 4.